Un examen realizado por la Oficina del Inspector General (OIG) de Puerto Rico sobre el manejo del Programa de Ayuda de Energía para Hogares de Bajo Ingreso (LIHEAP, por sus siglas en inglés) por parte de la Administración de Desarrollo Socioeconómico de la Familia (ADSEF) identificó deficiencias en los controles internos, la supervisión efectiva y el cumplimiento normativo con la otorgación de beneficios, lo que resultó en costos cuestionados ascendentes a $72,953.12.
El examen, que cubrió el periodo del 1 de julio de 2023 al 6 de marzo de 2026 y que incluyó la evaluación de 206 expedientes con beneficios otorgados por un total de $131,139.03, halló que la indisponibilidad de cinco expedientes resultó en costos cuestionados de $3,495.79, mientras que deficiencias documentales resultaron en costos cuestionados ascendentes a $69,457.33.
Aunque la ADSEF remitió al área de Pre-Intervención y Exámenes (Área de PIE) de la OIG 30 expedientes relacionados con beneficios otorgados por un total de $20,169.26, tres no fueron identificados y dos carecían de documentación, por lo que finalmente se examinaron 201 de los 206 expedientes seleccionados en la muestra.
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Según el informe, en 51 de los 201 expedientes evaluados, no fue posible identificar al supervisor que aprobó la elegibilidad de los solicitantes, lo que impidió validar si las aprobaciones fueron realizadas por personal debidamente autorizado. Mientras que la OIG no encontró evidencia que validara la identidad del solicitante en 34 de los expedientes, como licencia de conducir, pasaporte o tarjeta electoral, 31 expedientes no contaban con evidencia que acreditara la ciudadanía del solicitante.
Otros 14 expedientes contaban con facturas de energía incompletas, ilegibles, ausentes o que no correspondían al año fiscal evaluado, y 11 expedientes adicionales no tenían evidencia que validara los ingresos de los solicitantes, lo que limitó verificar si cumplía con los niveles de pobreza establecidos en el programa LIHEAP.
En 10 de los expedientes, la OIG no encontró el documento “Núcleo del Servicio”, necesario para validar el aviso de desconexión y el importe del atraso; seis no contaban con la Certificación Socioeconómica firmada por el solicitante; 17 carecían de la firma del supervisor; y cuatro tenían documentos pertenecientes a otros solicitantes, lo que puede afectar la determinación de elegibilidad y constituye un riesgo a la confidencialidad. De igual manera, 16 expedientes no contaban con el formulario requerido para documentar la cantidad del beneficio aprobado; y otros ocho expedientes no contenían documentos esenciales para registrar y evidenciar el proceso de atención, evaluación y determinación del solicitante.
De la evaluación de los expedientes en las plataformas ADSEF Digital y SAIC, la OIG también identificó inconsistencias en el estatus de los casos entre ambas plataformas, a pesar de que estos habían sido atendidos y el beneficio correspondiente ya había sido otorgado.
Aunque ADSEF indicó que recuperó la mayoría de los expedientes inicialmente señalados como no disponibles y sostuvo que la documentación faltante o incompleta se encuentra registrada en SAIC, la OIG aclaró que la presencia de un dato en dicha plataforma no sustituye la obligación de conservar en el expediente la evidencia que documenta la determinación, conforme a los Manuales de Procedimientos del Programa y el Título 45 del Código de Regulaciones Federales, Parte 75, Sección 75.303.
“Por consiguiente, el Hallazgo 1 prevalece en cuanto a la no disponibilidad de expedientes, la ausencia total o parcial de documentación esencial y las discrepancias de estatus entre SAIC y ADSEF Digital. La OIG valora las medidas correctivas iniciadas por la ADSEF y confía en que la implantación de las recomendaciones consolidará los controles internos y la integridad documental del Programa”, lee el informe.
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Además de los costos cuestionados, dichos hallazgos podrían provocar incumplimiento con requisitos federales, afectando la futura adjudicación de fondos LIHEAP; limitaciones para sustentar determinaciones de elegibilidad; mayor probabilidad de otorgar beneficios a personas no elegibles; exposición a fraude y riesgo a la confidencialidad; afectación a la trazabilidad, legalidad y transparencia de los procesos de evaluación y aprobación de beneficios; posibles señalamientos, requerimientos de reembolso o suspensión de fondos; dificultad para fijar responsabilidades; y erosión de la confianza pública en la integridad del Programa.
Por otro lado, el examen también identificó que una empleada, clasificada como TASF, aprobó solicitudes de beneficios del subprograma de Crisis de Energía, a pesar de que dicha función corresponde exclusivamente al puesto de SASF, según lo establecido en el Manual de Procedimientos del Programa LIHEAP y las descripciones de puestos de ADSEF.
Según el informe, la empleada contaba con privilegios de acceso a los sistemas desde el 8 de julio de 2021, autorizados de forma indefinida por la directora de la oficina local, pero no se encontró evidencia de una designación oficial, interina o en propiedad que respaldara sus funciones.
La situación representa una desviación de los controles internos establecidos, lo que expone al programa LIHEAP a señalamientos de entes fiscalizadores; determinaciones de elegibilidad no válidas; desembolsos indebidos; limitaciones en la futura adjudicación de fondos federales; y la pérdida de confianza en la integridad del proceso de aprobación.
Aunque ADSEF indicó que emitió una certificación del Departamento de Recursos Humanos confiriéndole autorización a la empleada, la OIG sostuvo que no recibió dicho documento para evaluación.
Por último, el examen realizado por la OIG evidenció que dos reglamentos con vigencia mayor de cinco años no habían sido revisados ni actualizados, lo que limita la efectividad operacional del programa; propicia que la normativa se torne obsoleta; dificulta establecer controles adecuados; y aumenta el riesgo de incumplimiento con requisitos federales.
Las acciones correctivas establecidas por la OIG para el buen manejo de los expedientes incluyen establecer controles formales para garantizar su conservación, localización y disponibilidad; implementar un proceso de validación previa para asegurar que contengan todos los documentos requeridos; corregir la sincronización entre ADSEF Digital y SAIC; e implantar controles que aseguren la protección de información sensitiva.
Mientras, las recomendaciones para la supervisión efectiva incluyen revocar accesos y privilegios indebidos en los sistemas y asegurar que solo personal debidamente autorizado (SASF) pueda aprobar beneficios; documentar formalmente toda delegación de funciones mediante acciones de personal autorizadas por la autoridad nominadora; y fortalecer la supervisión para garantizar que las funciones se ejerzan conforme a la clasificación de puesto y las normas del programa.
Conforme al artículo 17 de la Ley. Núm. 15 -2017, según enmendada, la OIG remitió el informe a la institución gubernamental para la implementación de medidas correctivas correspondientes y dará seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas. La OIG exhorta a la ciudadanía a denunciar irregularidades relacionadas con el uso de fondos y propiedad pública a través de la línea confidencial (787) 679-7979, el correo electrónico informa@oig.pr.gov y la página web oig.pr.gov/informa.
